Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 30 września 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest KEO S.C., Tomasz Starzyński, Piotr Starzyński, Bursztynowa 41/32, 20-576 Lublin, NIP: 7123104545, REGON: 060330239 (dalej: „KEO”).

W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych możesz skontaktować się z KEO pod adresem kontakt@keo.com.pl, telefonicznie: +48 514 110 411 albo listownie na adres: KEO S.C., Bursztynowa 41/32, 20-576 Lublin.

2. Kiedy przetwarzamy dane

Dane osobowe możemy przetwarzać w szczególności, gdy:

• korzystasz z serwisu keo.com.pl;
• wysyłasz formularz kontaktowy albo kontaktujesz się z KEO e-mailowo lub telefonicznie;
• korzystasz z bezpłatnych narzędzi dostępnych w serwisie;
• jesteś klientem KEO albo reprezentujesz klienta;
• jesteś kontrahentem KEO albo reprezentujesz kontrahenta;
• wchodzisz w interakcję z profilami KEO na LinkedIn lub X.

3. Korzystanie z serwisu i logi techniczne

Podczas korzystania z serwisu infrastruktura techniczna automatycznie przetwarza dane potrzebne do wyświetlenia strony, zapewnienia jej bezpieczeństwa i diagnozowania błędów, takie jak adres IP, data i czas żądania, żądany adres URL, typ przeglądarki, system operacyjny, status odpowiedzi serwera oraz dane diagnostyczne.

Celem jest udostępnianie serwisu, wykrywanie nadużyć, błędów i prób naruszenia bezpieczeństwa oraz zapewnienie ciągłości działania. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes KEO polegający na utrzymaniu bezpiecznego i prawidłowo działającego serwisu.

Logi przechowujemy przez okres wynikający z konfiguracji i zasad bezpieczeństwa dostawcy infrastruktury, nie dłużej niż jest to potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki lub wyjaśnienia konkretnego incydentu. Następnie są usuwane albo nadpisywane zgodnie z cyklem retencji danego systemu.

4. Formularze, e-mail i telefon

Jeżeli kontaktujesz się z KEO, przetwarzamy dane podane w formularzu lub wiadomości, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, adres strony internetowej, wybrane usługi, orientacyjny budżet, treść wiadomości oraz adres podstrony, z której wysłano formularz. Przetwarzamy też dane przekazane podczas rozmowy telefonicznej lub dalszej korespondencji.

Na zapytanie odpowiadamy e-mailowo albo telefonicznie, jeżeli podasz numer telefonu. Taki kontakt jest odpowiedzią na Twoją wiadomość, a nie marketingiem bezpośrednim. KEO nie zbiera zgód marketingowych, nie zapisuje danych z formularza do newslettera i nie wysyła informacji handlowych wykraczających poza zakres zapytania.

Wiadomości z formularza trafiają na skrzynkę poczty elektronicznej KEO. Dane z zapytań, które nie zakończyły się współpracą, przechowujemy przez czas potrzebny do ich obsługi, a następnie nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu. Dłużej tylko wtedy i w takim zakresie, w jakim jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed konkretnymi roszczeniami. Jeżeli zapytanie prowadzi do współpracy, dalsze przetwarzanie odbywa się na zasadach opisanych w punkcie 5.

5. Klienci i osoby reprezentujące klientów

Jeżeli jesteś klientem KEO, reprezentujesz klienta albo uczestniczysz po jego stronie we współpracy, przetwarzamy dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy, kontaktu roboczego, rozliczeń oraz dokumentowania współpracy, takie jak imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko lub rola, dane firmy i treść korespondencji.

Cele i podstawy prawne przetwarzania:

• zawarcie i wykonanie umowy, jeżeli jesteś jej stroną, np. jako przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• kontakt z przedstawicielami, pracownikami i współpracownikami klienta – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem KEO jest sprawna realizacja umowy i komunikacja biznesowa;
• wystawianie faktur, prowadzenie księgowości i wykonanie innych obowiązków podatkowych i rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane związane z umową przechowujemy przez czas współpracy. Po jej zakończeniu dokumentację księgową i podatkową przechowujemy co do zasady przez 5 lat, liczonych zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Pozostałe dane związane z umową, w tym korespondencję, przechowujemy do upływu terminu przedawnienia roszczeń, który dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi co do zasady 3 lata, z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z przepisów szczególnych.

Jeżeli w ramach usług KEO uzyskuje dostęp do danych osobowych, za które odpowiada klient, np. w kontach reklamowych, analitycznych, systemie CMS albo w sklepie internetowym, przetwarza je jako podmiot przetwarzający na zlecenie klienta. Zasady takiego przetwarzania określa umowa z klientem, a nie ta polityka.

6. Kontrahenci i osoby reprezentujące kontrahentów

Jeżeli świadczysz usługi na rzecz KEO albo reprezentujesz podmiot będący kontrahentem KEO, przetwarzamy dane potrzebne do nawiązania i realizacji współpracy, kontaktu, rozliczeń oraz ochrony praw KEO. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli jesteś stroną umowy, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli reprezentujesz kontrahenta lub jesteś osobą kontaktową, art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie roszczeń. Okresy przechowywania są takie same jak w przypadku klientów.

7. Dane otrzymane od organizacji

W relacjach z klientami i kontrahentami możemy otrzymać Twoje dane nie od Ciebie, lecz od organizacji, którą reprezentujesz albo z którą współpracujesz. Źródłem danych jest wtedy ta organizacja. Zakres danych obejmuje zwykle imię i nazwisko, służbowe dane kontaktowe, stanowisko lub rolę oraz informacje związane ze współpracą. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem KEO jest kontakt z osobami odpowiedzialnymi za współpracę. Dane przechowujemy przez okres właściwy dla relacji z daną organizacją, opisany w punktach 5 i 6.

8. Profile w mediach społecznościowych

KEO prowadzi profile w serwisach LinkedIn i X. Jeżeli obserwujesz profil, reagujesz na treści, komentujesz je lub wysyłasz wiadomość, przetwarzamy dane widoczne w Twoim profilu i związane z tą interakcją w celu prowadzenia profilu, komunikacji z Tobą oraz promocji działalności KEO. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes KEO polegający na promocji marki i komunikacji z odbiorcami.

W zakresie statystyk profilu udostępnianych przez serwis, np. LinkedIn Page Analytics, KEO może być współadministratorem danych razem z dostawcą serwisu, jeżeli tak stanowią jego warunki. Niezależnie od tego LinkedIn i X przetwarzają dane użytkowników we własnych celach jako odrębni administratorzy, zgodnie ze swoimi politykami prywatności: LinkedIn i X.

Dane związane z aktywnością na profilach przetwarzamy przez okres prowadzenia profilu i dostępności danej interakcji lub treści w serwisie, chyba że wcześniej zostanie usunięta albo przestanie być potrzebna. Jeżeli wiadomość wysłana przez serwis prowadzi do zapytania lub współpracy, dalsze przetwarzanie odbywa się na zasadach z punktu 4 albo 5.

9. Bezpłatne narzędzia SEO

Narzędzie „Propozycje słów kluczowych” przekazuje wpisaną frazę z serwera KEO do usługi sugestii Google, aby pobrać i wyświetlić propozycje zapytań. Google może otrzymać treść frazy oraz dane techniczne związane z połączeniem serwera KEO.

Narzędzia „SEO Meta Tag Checker”, „Tester przekierowań URL i kodów HTTP” oraz „Tester robots.txt dla AI” łączą się z podanym publicznym adresem URL albo domeną i pobierają dane potrzebne do analizy. Właściciel sprawdzanej strony może otrzymać w logach informację o połączeniu serwera KEO i żądanym adresie. Kalkulatory ROAS oraz CPA i CPL wykonują obliczenia w przeglądarce i nie wysyłają wpisanych wartości do KEO.

Aby chronić narzędzia przed nadużyciami, serwer KEO tymczasowo wykorzystuje adres IP do ograniczenia liczby zapytań w krótkim oknie czasowym i przechowuje wyniki analiz w pamięci podręcznej przez kilkanaście minut. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes KEO polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i dostępności narzędzi. Nie przekazujemy do tych usług danych wpisanych w formularzu kontaktowym.

Nie wpisuj w narzędziach danych osobowych, informacji poufnych ani tajemnic przedsiębiorstwa. Zasady przetwarzania danych przez Google opisuje polityka prywatności Google.

10. Pliki cookies i narzędzia analityczne

W obecnej wersji serwis nie uruchamia Google Analytics, Google Tag Managera, pikseli reklamowych, OneSignal ani innych narzędzi analitycznych lub marketingowych wykorzystujących pliki cookies lub podobne technologie. KEO nie prowadzi za ich pomocą profilowania użytkowników.

Serwis może korzystać z rozwiązań technicznych niezbędnych do bezpieczeństwa, transmisji danych i prawidłowego działania strony, w tym z technicznych plików cookies ustawianych przez dostawcę infrastruktury, np. w celu ochrony przed ruchem automatycznym. Przechowywanie takich informacji w urządzeniu użytkownika jest dopuszczalne bez zgody na zasadach art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej, a jeżeli wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli w przyszłości zostaną uruchomione Google Analytics, narzędzia reklamowe albo inne technologie wymagające zgody, zostaną one opisane w tej polityce i uruchamiane dopiero po dokonaniu właściwego wyboru przez użytkownika.

11. YouTube, Spotify, mapy i treści zewnętrzne

Serwis nie osadza obecnie odtwarzaczy YouTube ani Spotify. Samo wspomnienie o tych platformach lub zwykły link do nich nie uruchamia ich odtwarzacza na stronie KEO. Przed ewentualnym osadzeniem takich treści KEO wdroży odpowiednią informację i mechanizm zgody, jeżeli będzie wymagany.

Linki do lokalizacji KEO, wystawienia opinii i profili społecznościowych prowadzą do zewnętrznych serwisów. Dopiero po kliknięciu linku użytkownik przechodzi do serwisu, w którym zasady przetwarzania danych określa jego dostawca jako odrębny administrator.

12. Odbiorcy danych

KEO nie sprzedaje danych osobowych. W zakresie potrzebnym do realizacji opisanych celów dane mogą być powierzane lub udostępniane:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwisu;
• dostawcy poczty elektronicznej, przez którą przekazywane są wiadomości z formularza i prowadzona jest korespondencja;
• podmiotom świadczącym usługi IT i bezpieczeństwa;
• biuru rachunkowemu, doradcom prawnym i podatkowym oraz bankom obsługującym rozliczenia;
• Google w zakresie fraz wpisywanych w narzędziu „Propozycje słów kluczowych”;
• organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

W zależności od rodzaju usługi odbiorcy działają jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie KEO albo jako odrębni administratorzy. Dostęp do danych w KEO mają wyłącznie osoby, które potrzebują go do obsługi zapytania lub współpracy.

W polityce wskazujemy kategorie odbiorców zamiast nazw konkretnych dostawców, ponieważ infrastruktura może się zmienić bez zmiany celu i zasad przetwarzania. Informację o aktualnych dostawcach mających dostęp do danych można uzyskać, pisząc na kontakt@keo.com.pl.

13. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli dostawca infrastruktury, poczty lub innej usługi przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to wyłącznie na podstawie mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi dodatkowymi zabezpieczeniami. Informację o zabezpieczeniach stosowanych w konkretnym przypadku oraz możliwość uzyskania ich kopii zapewniamy na prośbę wysłaną na kontakt@keo.com.pl.

14. Jak długo przechowujemy dane

• zapytania, które nie zakończyły się współpracą – nie dłużej niż 24 miesiące od ostatniego kontaktu;
• dane związane z umową – przez czas współpracy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń, co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą;
• dokumentacja księgowa i podatkowa – co do zasady 5 lat, liczonych zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• aktywność na profilach społecznościowych – przez okres prowadzenia profilu i dostępności danej interakcji lub treści;
• logi techniczne – zgodnie z cyklem retencji systemu, nie dłużej niż jest to potrzebne do bezpieczeństwa i diagnostyki;
• dane w narzędziach SEO – przez krótki czas potrzebny do ograniczenia liczby zapytań i przechowania wyniku w pamięci podręcznej.

Po usunięciu danych z aktywnie wykorzystywanych systemów ich kopie mogą przez ograniczony czas pozostawać w kopiach zapasowych, zgodnie z cyklem ich rotacji.

15. Twoje prawa

W przypadkach przewidzianych przez RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy i w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@keo.com.pl albo listownie na adres KEO. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy wraz z podaniem przyczyny. Realizacja praw jest bezpłatna, chyba że żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne. Jeżeli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do jej potwierdzenia. Więcej informacji o składaniu skarg znajduje się na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

16. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do wysłania zapytania i udzielenia odpowiedzi. Jeżeli dane są potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy albo wymagane przez przepisy prawa, np. do wystawienia faktury, ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie umowy lub wykonanie obowiązku prawnego.

17. Zautomatyzowane decyzje i bezpieczeństwo

Dane przesyłane do KEO nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne w sposób wyłącznie zautomatyzowany ani do profilowania. KEO stosuje adekwatne środki organizacyjne i techniczne, w tym szyfrowaną transmisję HTTPS oraz ograniczenie dostępu do danych do osób, które potrzebują go do obsługi zapytania lub współpracy.

18. Zmiany polityki

Polityka będzie aktualizowana, gdy zmieni się sposób działania serwisu, zakres formularzy, dostawcy mający wpływ na zasady przetwarzania albo zostaną uruchomione nowe narzędzia analityczne, reklamowe lub osadzone treści. Aktualna wersja i data aktualizacji są zawsze dostępne na tej stronie.